Ecco le informazioni che vanno indicate per legge nelle e-mail. Lo sapevate? Anche la corrispondenza, come i siti web, ha degli obblighi informativi. Avete presente l’obbligo di inserire in calce ai siti web la partita iva? Qualcosa di simile esiste anche per la corrispondenza e l’inosservanza di queste regole comporta sanzioni che possono arrivare anche a 1000 euro.
Innanzitutto chiariamo: cos’è la “corrispondenza”? er corrispondenza si intende qualsiasi comunicazione non verbale indirizzata ad uno o più destinatari, almeno potenziali, in tale nozione rientra la e-mail, sia di posta elettronica ordinaria (PEO) sia posta elettronica certificata (PEC)
Quali siano i dati che gli imprenditori o le società sono tenuti ad inserire nella corrispondenza tramite e-mail, è questione disciplinata dagli articoli 2199, 2250 e 2630 del codice civile.
In particolare l’art. 2199cc con riferimento all’imprenditore, e quindi alle ditte individuali, testualmente prevede che “L’imprenditore deve indicare negli atti e nella corrispondenza, che si riferiscono all’impresa, il registro presso il quale è iscritto.”
La ratio della norma risiede nel consentire ai terzi la conoscibilità dei dati identificativi dell’impresa e costituisce applicazione del dovere di buona fede oggettiva cui è sottoposto l’imprenditore.
L’indicazione del registro realizza una forma di mera pubblicità notizia (Nigro, in Tr. Res. 1986, 1309, nt. 3; Ferri, in Comm. S.B. 1983, 73), ma non è prevista alcuna sanzione, né penale né amministrativa, per il relativo inadempimento.
Giova evidenziare come l’obbligo di cui sopra vale solo per gli atti negoziali e per la corrispondenza riferibili all’imprenditore, non viceversa per annunci pubblicitari o altre comunicazioni al pubblico non aventi carattere negoziale (Ferri, in Comm. S.B. 1983, 74; Ragusa Maggiore, in Comm. S. 2002, 421).
Diverso discorso va fatto per le società la cui disciplina è dettata dall’art. 2250 cc che così dispone:
“I]Negli atti e nella corrispondenza delle SOCIETÀ soggette all’obbligo dell’iscrizione nel registro delle imprese devono essere indicati la sede della società e l’ufficio del registro delle imprese presso il quale questa è iscritta e il numero di iscrizione.
[II]. Il capitale delle società per azioni, in accomandita per azioni e a responsabilità limitata deve essere negli atti e nella corrispondenza indicato secondo la somma effettivamente versata e quale risulta esistente dall’ultimo bilancio.
[III]. Dopo lo scioglimento delle società previste dal primo comma deve essere espressamente indicato negli atti e nella corrispondenza che la società è in liquidazione.
[IV]. Negli atti e nella corrispondenza delle società per azioni ed (2) a responsabilità limitata deve essere indicato se queste hanno un unico socio (3). “
Dunque le società hanno obbligo di indicare:
1) la sede della società
2) l’ufficio del registro delle imprese presso il quale questa è iscritta e
3) il numero di iscrizione.
A tale obbligo di carattere generale, vi sono degli obblighi specifici, relativi cioè a casi particolari che di seguito si illustrano:
1) Con specifico riferimento alle società per azioni, in accomandita e a responsabilità limitata deve essere indicato il capitale secondo la somma effettivamente versata e quale risulta esistente dall’ultimo bilancio
In tali società, infatti, per effetto della responsabilità limitata dei soci, il capitale sociale costituisce l’unica garanzia offerta ai creditori in quanto è costituito da quella parte di beni che i soci si sono impegnati a non ripartirsi nel corso dell’attività sociale fino alla liquidazione della società.
2) Per le società ammesse a procedure di liquidazione tale circostanza deve essere ben evidenziata nella e-mail.
3) Nelle società per azioni ed a responsabilità limitata deve essere indicato se queste hanno un unico socio.
Nel caso di mancata indicazione dei dati sopra meglio esposti il codice civile prevede applicazione di una sanzione.
Precisamente l’art. 2630 Codice Civile stabilisce che “ Chiunque, essendovi tenuto per legge a causa delle funzioni rivestite in una società o in un consorzio, omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o depositi presso il registro delle imprese, ovvero omette di fornire negli atti, nella corrispondenza e nella rete telematica le informazioni prescritte dall’articolo 2250, primo, secondo, terzo e quarto comma, è punito con la sanzione amministrativa pecuniaria da 103 euro a 1.032 euro.”
Le ditte individuali hanno invece l’obbligo di cui all’art. 2199 c.c. di indicare solo il registro presso il quale l’imprenditore è iscritto.
