Quando un dipendente cessa il suo lavoro presso un’azienda, quest’ultima può pensare di mantenere attivo il suo account di posta elettronica per continuare a ricevere le comunicazioni professionali indirizzate al lavoratore che ha perso.
Apparentemente sembra non esserci nulla di male. Invece, al contrario di quello che si potrebbe pensare, l’azienda realizza un illecito.
Come ben saprai, la disciplina sulla protezione dei dati è diventata molto severa per quanto riguarda la gestione da parte di un’azienda delle informazioni personali di dipendenti, collaboratori esterni e clienti.
Di conseguenza, l’azione di utilizzare l’e-mail dell’ex dipendente, per quanto innocente possa sembrare perché legata alla sfera lavorativa, è stata considerata illecita dal Garante della privacy. Ma vediamo ora un caso pratico che riguarda l’applicazione di questo principio.
Un caso che è stato portato in tribunale
Questo principio è stato ribadito dal Garante dopo che un ex dipendente ha chiesto un reclamo contro l’azienda per la quale lavorava contestando il fatto che questa avesse utilizzato in modo improprio il suo account di posta elettronica.
Aveva scoperto il fatto per caso in quanto, nel corso di un altro procedimento giudiziario, l’azienda aveva portato come prova una e-mail estratta dal suo account lavorativo.
Proprio in questa occasione, il Garante per la privacy ha sottolineato nuovamente il principio secondo il quale utilizzare l’email dell’ex dipendente viola la normativa sulla protezione dei dati.
Sai come mai? Pur trattandosi di un account creato presso l’azienda stessa, quindi legato alla sfera professionale della persona, viene in ogni caso ad essere interessata anche la vita privata della stessa. Infatti, l’azienda stava ricevendo anche e-mail che non erano strettamente pertinenti con la mansione precedentemente svolta dal lavoratore.
È stato quindi sancito che l’azienda avrebbe dovuto cancellare l’account di posta elettronica subito dopo la cessazione del rapporto di lavoro.
Come deve comportarsi l’azienda?
Il datore di lavoro deve sempre tutelare le informazioni personali e i dati relativi ai dipendenti, anche nei confronti di quelli verso i quali è cessato il rapporto di lavoro. Questo significa che non può continuare ad accedere alle loro e-mail.
Quindi l’azienda perde tutte le e-mail dirette all’ex dipendente? Assolutamente no! È nell’interesse del datore di lavoro portare avanti le comunicazioni con i soggetti esterni con cui prima comunicava il lavoratore.
Deve semplicemente ricorrere a dei sistemi automatici di indirizzamento dei messaggi diretti all’ex dipendente verso altre caselle di posta, per poter effettuare il passaggio di consegne senza procurare un danno alle attività dell’azienda stessa.
Come mai viene trattato così severamente questo caso? Perché nella corrispondenza, sia interna che esterna, possono essere contenuti dei dati sensibili relativi alla vita del lavoratore. Molto banalmente, per esempio, i nomi dei mittenti e dei destinatari dei messaggi.
Tutte le aziende devono fare molta attenzione nella gestione dell’e-mail dell’ex dipendente perché una tale violazione va a creare un precedente che assume peso in caso di ulteriori violazioni future.
Se vuoi conoscere più da vicino la normativa, e trovare la soluzione migliore per la gestione di queste situazioni, non esitare a contattarci.
