Il servizio di e-mail marketing
Il modo più diretto e veloce di instaurare una comunicazione con i clienti di un e-commerce, per l’azienda, consiste nella comunicazione commerciale a mezzo e-mail.
Oggi sono moltissimi i tools che consentono di creare newsletter per mantenere un contatto diretto e immediato con i clienti, essendo questa pratica commerciale particolarmente utilizzata, sia per questioni di convenienza economica che per motivi etici legati al rispetto dell’ambiente.
Redigere, personalizzare un’email commerciale e inoltrarla selezionando la corretta lista di destinatari, che deve essere costantemente aggiornata, è un’attività che richiede tempo e conoscenze relative al mondo del marketing.
Per questo motivo molte aziende si appoggiano a Professionisti e Agenzie web che, tra gli altri servizi, offrono appunto anche quello di e-mail marketing e gestione della corrispondenza commerciale con la clientela.
Il contratto di e-mail marketing
Il fine del contratto di e-mail marketing tra Prestatore d'opera della consulenza e cliente (azienda, e-commerce o privato che sia) è quello di disciplinare i rapporti giuridici tra questi soggetti e consentire una più dettagliata gestione delle campagne marketing via e-mail.
Si tratta di un contratto di fornitura di un servizio che ha per oggetto la cura, da parte di un professionista o di una web agency, di fattori relativi al marketing via e-mail quali:
- La frequenza di invio;
- La cura della grafica;
- Il database da cui attingere i contatti;
- Le eventuali risposte;
- Il controllo dell’efficacia delle newsletter, soprattutto quando interattive.
Le obbligazioni del Prestatore d’opera o Fornitore, anche in questo tipo di accordo, sono obbligazioni di mezzi (e non di risultato).
La sola messa in atto delle best practices di gestione della campagna e-mail è sufficiente ad escludere qualsiasi tipo di responsabilità relativa ai risultati ottenuti dal coinvolgimento dei destinatari e, più in generale, dallo svolgersi della campagna.
Questo tipo di accordo, per la natura delle obbligazioni e per le modalità di adempimento delle stesse, è riconducibile alla più ampia casistica del contratto di prestazione d’opera, ma la tutela del Prestatore d'opera e cliente non trova piena soddisfazione nel semplice ricorso a questa categoria. Questo, infatti, è un tipo di servizio particolarmente innovativo e per il quale non sono sufficienti i classici riferimenti normativi.
L’ideale, in questo caso, è richiedere la stesura di un contratto ad hoc, magari comprensivo di più servizi, come vedremo più nel dettaglio in seguito.
Principali clausole e caratteristiche del contratto di e-mail marketing
Le tempistiche risultano particolarmente importanti in riferimento alla stesura del contratto: anche in questo caso, come in altri tipi di contratto, assistiamo ad uno sfasamento temporale in sede di adempimento perché l’attivazione del servizio e l’ottenimento di risultati (che non sono, appunto, garantiti) non coincidono.
Il contratto dovrà, in ogni caso, regolare la cadenza degli invii della newsletter, a seconda degli accordi tra le parti. A tal proposito, è importante sottolineare come la quantità e la frequenza degli invii debbano essere rimesse al giudizio insindacabile del professionista, che ha una più approfondita conoscenza delle opportunità relative a tale servizio.
Anche in questo caso, per i costi dei tools utilizzati per le newsletter, il budget assume grande rilevanza in questo contratto: è importante disciplinare puntualmente questo aspetto perché non ci siano discrepanze in fase di adempimento, per evitare incomprensioni e per snellire le procedure di stanziamento del budget.
Responsabilità e manleve assumono un ruolo centrale anche in questo accordo in quanto esonerano il Prestatore d'opera dalle varie responsabilità che potrebbero verificarsi in fase di adempimento delle obbligazioni contrattuali.
Poiché il settore del marketing digitale è molto vasto e si presuppone che il Prestatore d'opera attinga alle proprie specifiche capacità tecniche per l’adempimento delle obbligazioni contrattuali: il professionista stesso sarà responsabile solamente qualora ponga in essere azioni od omissioni riconducibili a dolo o colpa grave (art. 2236 c.c.).
Dovranno poi essere disciplinate dal contratto le comunicazioni relative ad eventuali disfunzioni o irregolarità, la durata del contratto e le modalità di rinnovo (che possono anche essere tacite), le circostanze considerate come cause plausibili per il recesso anticipato e le cause di sospensione o interruzione del servizio. Non mancheranno poi le clausole risolutive espresse, volte a stabilire le cause di risoluzione (o scioglimento) del contratto.
Un’attenzione particolare, in questo contratto, sarà poi destinata alla privacy, siccome il Professionista lavorerà a stretto contatto con gli indirizzi e-mail dei destinatari.
La Privacy nel contratto di e-mail marketing
Gli indirizzi e-mail degli utenti costituiscono dati personali a norma del Regolamento europeo a tutela della privacy e dei dati personali.
Il professionista che si trovi a trattare tali dati personali per conto di un cliente (anche la mera detenzione o visione dei dati ne costituisce trattamento) deve essere nominato Responsabile di Trattamento dei dati personali.
Un esempio concreto: un’azienda si rivolge ad un’agenzia web per esternalizzare il marketing digitale. L’azienda sarà considerata Titolare del trattamento dei dati personali degli iscritti al sito o alla newsletter, la web agency sarà Responsabile di trattamento di tali dati, delegata dall’azienda.
La nomina a Responsabile del trattamento deve avvenire attraverso l’istituzione di una clausola ad hoc all’interno del contratto, qualora il Titolare non operi direttamente la nomina attraverso un atto separato.
Normalmente la nomina proviene dal Titolare ma qualora lo stesso non provveda all’identificazione del responsabile nella figura del professionista o dell’agenzia web, può essere richiesta o formulata direttamente da queste figure, per una miglior tutela rispetto al trattamento dei dati personali, materia attualmente oggetto di soventi verifiche e sanzioni.
Operare nel rispetto del GDPR è dunque importantissimo per evitare sanzioni ma anche per agire nel rispetto dei dati degli utenti.
Lo Smart Contract di Polimeni.Legal
Polimeni.Legal, per rispondere a (quasi) tutte le necessità legali di professionisti e Web agency, redige uno Smart Contract: un contratto intelligente per disciplinare i vari servizi offerti da questi Fornitori ai clienti.
Dall’e-mail marketing alla gestione delle campagne, dalla creazione di un sito web alla gestione dei social, lo Smart Contract è uno strumento flessibile e in grado di avere una vasta applicazione, a seconda dei servizi offerti e dall’oggetto del contratto.
Clausole dettagliate, chiare e concise consentono di ridurre sensibilmente investimenti economici e temporali relativi all'assistenza legale in caso di inadempimenti o contenziosi. Dal rischio non si è mai esenti, è chiaro, ma avere una solida base giuridica di riferimento è uno strumento quanto mai necessario, soprattutto in aree caratterizzate da una così ampia evoluzione come quelle legate al mondo del web, nel quale servizi e strumenti sono soggetti a continui aggiornamenti.
Perché rivolgersi agli avvocati esperti in diritto digitale
Rivolgersi ad avvocati esperti in diritto del mondo digitale è fondamentale per i professionisti che offrano i propri servizi in stretta connessione con il mondo del web: le necessità, le modalità di erogazione e le singole esigenze sono molto diverse rispetto a quelle che caratterizzano i contratti tradizionali.
La conoscenza del mondo del diritto, pertanto, non è sufficiente per garantire la miglior tutela possibile agli assistiti, in quanto occorre accompagnare a questa una profonda conoscenza del mondo del web.
Agire in via preventiva attraverso uno strumento flessibile come lo smart contract risulta fondamentale per una più ampia tutela, così come rivolgersi agli esperti.
Gli Avvocati di Polimeni.Legal, con anni di esperienza nel mondo digital, sono a disposizione per consulenze, redazioni di contratti e più in generale per la tutela giudiziale e stragiudiziale. Per fissare un appuntamento o richiedere informazioni sulle consulenze, visita la pagina relativa ai contatti.
